記帳業務は自社でやるべき？代行を頼るべき？それぞれのメリット・デメリットとは

記帳業務を自社内で行うか、記帳代行に依頼すべきかの選択で悩んでいませんか。自社にあった方法を選ぶためには「自社での記帳業務」「記帳代行への依頼」それぞれのメリット・デメリットを知っておく必要があります。本記事では、それぞれの長所と短所を掘り下げて解説するので、ぜひ参考にしてください。

自社で記帳業務をするメリット

まずは、自社で記帳業務を行うメリットを見ていきましょう。

記帳のノウハウを蓄積できる

まず、記帳ノウハウの蓄積が挙げられます。自社内で記帳を行うことで、実務スキルが社員に身につき、業務が自社内に留まりやすくなります。このノウハウは新入社員の育成にも役立ち、社員のスキルアップにつながるでしょう。そして、結果的にエンゲージメントの向上にもつながります。

コミュニケーションが円滑に進む

次に、経営層や経理部長と近い距離で業務を行えるため、コミュニケーションが円滑に進みます。これにより、細かい依頼や定期的な進捗確認も迅速に行えるだけでなく、リアルタイムでの状況把握が可能となります。

そのため、社員一人一人の適性を見ながら業務を任せることも容易です。

急ぎの修正にも柔軟に対応できる

さらに、急ぎの修正が必要な際も、担当者に直接指示を出し柔軟に対応できるため、他の進行中の仕事の優先順位を適宜変えて対応できます。外注の場合、ミスを納品後に気づくことが多く修正に時間がかかるのに対し、自社ならその場で即座に修正できます。

自社の財務状況をリアルタイムで把握できる

最後に、経理部の社員が自ら記帳をすることで自社の財務状況をリアルタイムで把握し、必要な経営判断や節税対策に迅速に反映できます。これにより、財務諸表や損益計算書、貸借対照表を読み解くスキルが身につき、会社全体の成長に寄与します。

自社で記帳業務をするデメリット

次に、自社で記帳業務を行うデメリットを紹介します。

経理部社員の負担増加

まず、経理部社員に対する負担が増えることです。記帳業務は月次決算にも関わる重要な作業であり、ルーチン業務として継続的に実施されるため、スケジュール管理が重要です。

忙しい時期に経理がパンクすると、社員のワークライフバランスが崩れ、体調不良やストレスの原因となる可能性があります。

テレワークに対応しにくい

次に、テレワークなど新たな働き方への対応が難しい点です。重要書類の持ち帰りには情報流出のリスクが伴い、紛失や盗難が起こると会社の信頼を損なう恐れがあります。

記帳担当者を確保するコストがかかる

最後に、記帳担当者を確保するためのコストがかかる点も挙げられます。記帳業務を担当できる社員を維持するためには採用や育成が必要で、そのコストは無視できません。特に記帳だけを担当する社員を確保するのは難しく、他の業務もこなせる人材を採用することが求められます。

記帳代行に依頼するメリット

記帳代行を利用するメリットは、いくつかのポイントがあります。順番に見ていきましょう。

専門家のノウハウを借りられる

まず、経理に詳しい専門家のノウハウを借りられる点です。記帳代行には簿記資格を持つプロフェッショナルが多数在籍しており、専門的な知識を持つ人材を育成する余裕がない企業にとっては大きな助けとなります。

柔軟な対応

次に、スポットでの依頼に対応できる柔軟性が挙げられます。記帳代行は顧問契約を結ぶ必要なく、必要な時に必要な分だけ依頼できます。ニーズに合わせて依頼内容を調整できるので、コストパフォーマンスにも優れています。

人件費の削減につながる

また、記帳代行を利用することで、経理部社員の人件費を削減できます。特に、繁忙期に短期アルバイトや派遣社員を活用するよりも、記帳代行を利用したほうが安価で済む場合があります。記帳代行は最小限の指示で済むため、社員に対する指導やトレーニングが不要となり、業務の効率化が図れます。

経理部の負担を軽減できる

さらに、経理部の労務環境の改善にもつながります。記帳業務の外注により、残業や休日出勤が減少し、社員のワークライフバランスが改善されます。過重な業務スケジュールを見直し、無理なく働ける職場環境を整えることは、社員の満足度向上や離職率の低下にもつながります。

記帳代行に依頼するデメリット

記帳代行には多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。

情報流出のリスク

まず、情報流出のリスクが挙げられます。記帳代行を利用する際には、自社の証憑書類を業者に渡す必要があり、これに伴うセキュリティリスクが生じます。そのため、業者選びの際にはプライバシーマークを取得している業者を選ぶなど、セキュリティ対策がしっかりしている業者の選定が重要です。

使い方次第でコストがかさむ

次に、記帳代行を誤って利用するとコストがかさんでしまう点です。記帳代行は「必要なときに必要な分だけ依頼できる」という柔軟性がありますが、急ぎの対応を頻繁にお願いすると、特急料金の加算などで費用が増えてしまうことがあります。

料金体系をよく確認し、余計なコストを避けるために事前にしっかり準備をしておくことが大切です。

税務関連の業務を依頼できない

さらに、記帳代行では税務関連の業務を依頼できない点も注意が必要です。税務署への納税申告書類の作成や税務調査に関する対応、節税アドバイスなどは、記帳代行業者には依頼できません。これらの業務を依頼する場合は、税理士や税理士事務所に頼む必要があります。

まとめ

記帳業務を自社で行うメリットは、ノウハウの蓄積やリアルタイムでの状況把握ができ、柔軟な対応が可能となる点です。しかし、経理部の負担増やテレワーク対応の難しさ、記帳担当者確保のコストがデメリットとなります。一方、記帳代行は専門家のノウハウを借りられ、柔軟でコスト削減ができます。その反面、情報流出リスクや利用方法の間違いによるコスト増、税務関連業務への対応が難しい点が課題です。どちらを選ぶにしても、まずは企業のニーズを正しく把握してから検討することが大切です。

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