経理担当者が退職しそうで困った！そんな時は記帳代行サービスを検討しよう

経理担当者が退職しそうと、業務の引き継ぎや対応に不安を感じている企業は少なくありません。経理を任せきりにしていると、具体的に何をすればよいか分からず戸惑うことも多いでしょう。そんなときに役立つのが記帳代行サービスです。記帳代行サービスを活用すれば、スムーズに経理業務を継続できるため、退職時の負担を大幅に軽減できます。

急に経理担当が退職するとどんなことが起こる？

経理担当者が退職すると、日々の業務に多くの支障が生じるだけではなく、会社全体の経営リスクにもつながるおそれがあります。以下でくわしくみていきましょう。

経理業務の停滞が会社の信頼を損なうリスクに

経理担当者の退職によって、請求書の発行や支払処理が滞ると、取引先への対応に遅れが生じ、信用問題に発展する可能性があります。さらに月次決算が遅れると、経営状況の把握も難しくなるでしょう。

また、退職後の業務を他の社員がカバーすることになれば、業務負担が急増し、社内全体の生産性にも悪影響が出てしまいます。最悪の場合、業務過多による連鎖的な退職が発生するリスクもあるため、早期の対策が重要です。

引き継ぎ不足がもたらす経理業務の混乱

経理業務には月次処理のほかに、決算や税務申告など年次単位の業務も含まれており、退職のタイミングによってはスムーズな引き継ぎが困難になります。

とくに急な退職では、後任者に十分な情報を伝える時間が確保できず、業務の抜け漏れが生じるリスクが高まるでしょう。適切な引き継ぎが行われない場合、業務の再構築に時間を要し、その間の処理の遅延やミスによって、社内外に混乱を招くおそれもあります。

経理業務の属人化によるブラックボックス化の危険性

経理担当者が限られた人数で業務を担っている企業では、業務内容が文書化されず、担当者しか詳細を把握していないことも少なくありません。

こうした属人化が進むと、担当者が退職した際に業務全体がブラックボックス化してしまい、何から手をつけてよいのかわからない状態になります。後任者がゼロから業務内容を把握し直す必要が生じることで、大きな業務負担が発生し、ミスや遅延の原因にもなります。

経理担当者退職リスクの備え！記帳代行サービスの活用を検討しよう

経理担当者が退職しそうなとき、あわてて新しい人材を探すのではなく、業務の一部または全部を外部の記帳代行サービスに委託するという選択肢があります。新たに採用した社員も、いずれ退職する可能性はあり、そのたびに引き継ぎが発生することは企業にとって大きな負担です。

さらに、勘定科目の使い方や仕訳のルールなど、自社独自の運用がある場合、それがうまく引き継がれないと、経理業務に混乱をきたす恐れもあります。

記帳代行サービスを活用すれば、外部のプロが継続的に業務を把握・管理してくれるため、引き継ぎにかかる時間や手間を削減でき、退職によるリスクを最小限に抑えることが可能です。経理の安定運用のためにも、アウトソーシングの検討は有効な対策といえるでしょう。

記帳代行サービスを利用する際のチェックポイント

記帳代行サービスを利用することで経理業務の効率化が図れますが、依頼の際にはいくつかの注意点があります。安心して任せるために、確認すべきポイントを把握しておきましょう。

税理士の有無を確認し、対応できる業務範囲を見極める

記帳代行サービスを依頼する際には、依頼先に税理士が所属しているかを事前に確認しておくことが大切です。記帳代行自体には資格が必要ありませんが、年末調整や税務申告など、一部の業務は税理士でなければ対応できません。

また、帳簿作成においても、税理士資格の有無によって業務の正確性や品質に違いが出る可能性があります。将来的に申告業務まで委託したいと考えている場合や、業務の信頼性を重視する場合には、税理士事務所や税理士が在籍する業者を選ぶことをおすすめします。

委託内容を明確にしてからサービスを選ぶ

記帳代行を効果的に活用するためには、まず自社が外注したい業務を明確にすることが重要です。たとえば「レシートの整理」「会計ソフトへの入力」「帳簿の作成」など、具体的な作業内容を事前に洗い出しておきましょう。

そのうえで、依頼先がどこまで対応してくれるのか、料金はどのように設定されているのかを確認します。サービス内容と自社のニーズが合っていないと、不要な費用が発生する可能性があります。打ち合わせをていねいに行い、費用対効果の高い委託を目指しましょう。

情報漏洩リスクを防ぐためにセキュリティ体制も確認

記帳代行では、会社の財務情報など機密性の高いデータを外部に提供することになるため、情報管理体制にも十分な注意が必要です。業者と秘密保持契約（NDA）を締結するのはもちろん、依頼先が社内でも情報保護のルールを徹底しているかを確認しましょう。担当者が経理経験者や税理士事務所出身であるかどうかも、情報管理意識を測るひとつの基準となります。

まとめ

経理担当者の突然の退職は、企業の業務に大きな影響を及ぼす可能性があります。だからこそ、早めの備えが重要です。記帳代行サービスを活用することで、引き継ぎの手間や属人化のリスクを軽減し、経理体制を安定させることができます。ただし、サービスの質やセキュリティ体制にも注意が必要です。信頼できる業者を選び、業務内容を明確にして委託することで、安心して経理業務を任せられる体制を整えましょう。

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