導入前に知っておきたい！給与計算アウトソーシングのメリットとデメリット

給与計算は毎月確実に行う必要がある重要な業務ですが、専門知識や手間が求められるため、多くの企業がアウトソーシングを検討しています。そこで本記事では、給与計算を外部委託することで得られるメリットと、注意すべきデメリットを徹底解説します。導入前に知っておくべきポイントを理解しておきましょう。

給与計算を外部委託できる業務範囲と基本知識

給与計算のアウトソーシングとは、従業員の給与や社会保険料、所得税などの計算業務を外部の専門業者に委託することを指します。多くの場合「経理代行会社」と呼ばれる企業に業務を依頼する形になるでしょう。これにより、煩雑な計算や法改正への対応などを専門家に任せることができ、社内の業務負担を大幅に軽減できます。

ただし、すべての給与計算業務を完全に任せられるわけではありません。たとえば、従業員の勤怠情報の収集や人事異動の情報提供、最終的な承認といった業務は、基本的に社内で対応する必要があります。

なお、経理代行会社は給与計算にとどまらず、振込代行、年末調整、社会保険手続き、帳簿作成など、経理・人事に関する幅広い業務をサポートしています。業務内容や会社の状況に応じて、必要な業務のみを選んで委託することも可能です。

給与計算をアウトソーシングする5つのメリットとは？

給与計算をアウトソーシングすることで、業務の効率化だけではなく、コスト削減や法令対応などさまざまなメリットがあります。ここでは代表的な5つのメリットについて、みていきましょう。

人件費やシステム費用を削減できる

給与計算を外部に委託することで、残業代や教育費などの人件費削減が期待できます。とくに月末・月初の繁忙期は経理担当者の業務負荷が高まり、残業が発生しやすくなりますが、アウトソーシングによって負担を軽減可能です。また、給与ソフトの購入や利用料金といったシステムコストも不要になるため、固定費の圧縮にもつながります。

法改正への対応負担を軽減できる

社会保険や労働関連の法令は頻繁に改正され、給与計算の方法もその都度見直しが必要です。たとえば、2024年には社会保険の適用範囲が拡大され、企業側にも迅速な対応が求められます。

こうした変化に常に対応するのは、社内の経理担当者にとって大きな負担です。アウトソーシングなら、専門知識をもったプロが法令にもとづいた対応を行ってくれるため、法的リスクを回避し、企業のコンプライアンス強化にもつながります。

定型業務から解放され生産性が向上する

給与計算は毎月発生するルーチン業務である一方、ミスが許されない重要な業務です。そのため、高い集中力が必要となり、経理担当者の精神的負担にもつながります。アウトソーシングを活用すれば、こうした定型業務を手放し、経理スタッフは予算管理や経営分析など、より戦略的で生産性の高い業務にリソースを集中できます。

繁忙期のリソース不足に柔軟に対応できる

年末調整や賞与支給など、給与計算には定期的な繁忙期があります。こうした時期に一時的に人員を増やすのは難しく、既存スタッフが残業で対応しているケースも多いのが現状です。アウトソーシングを導入すれば、繁忙期にも安定した対応が可能となり、社内の人員配置に余裕が生まれます。

属人化を防ぎ、業務の安定運用を実現できる

給与計算業務は属人化しやすく、担当者がいないと業務がストップしてしまうリスクがあります。担当者の退職や病気による不在時には、給与の支払い遅延やミスにつながる恐れもあるでしょう。アウトソーシングを活用することで、業務が標準化され、誰が対応しても安定的に処理できる体制が整います。

給与計算アウトソーシングで失敗を防ぐために知っておきたいデメリット

給与計算のアウトソーシングは便利な一方で、事前に理解しておくべきデメリットも存在します。ここでは、代表的な3つのリスクとその対策について解説します。

不安定な経理代行会社を選ぶと業務継続に支障が出る

経理代行サービスは急成長中の分野であり、新規参入企業も年々増えています。しかし、ノウハウ不足や価格競争の激化により、短期間で事業を撤退してしまう企業も珍しくありません。

そのような代行会社に依頼してしまうと、突然の契約終了や引き継ぎのトラブルにより、給与支払いに支障をきたすおそれがあります。信頼性を見極めるためには、少なくとも5年以上の実績をもつ企業を選ぶのが安心です。

担当者の知識・経験不足によるサービス品質のばらつき

経理代行サービスを行うための法的な資格要件はなく、担当者のスキルには大きな差があります。そこで、税理士が在籍または監修している経理代行会社であれば、税制改正への対応も含めて、より信頼性の高いサービスが期待できるでしょう。事前に担当者のスキルや資格を確認することが重要です。

情報漏洩リスクがあるためセキュリティ対策が必要

給与計算をアウトソーシングする際には、個人情報や報酬データなどのやり取りが発生します。紙の書類やメール添付でのやり取りは、誤送信や紛失による情報漏洩リスクが伴います。

こうしたリスクを低減するために、クラウド会計ソフトの導入がおすすめです。クラウド会計を活用すれば、自社と経理代行会社がリアルタイムで情報共有でき、データの受け渡し回数を最小限に抑えられます。クラウド対応の有無も、代行会社選定の重要なポイントです。

まとめ

給与計算のアウトソーシングは、人件費や業務負担の削減、法改正への対応といった多くのメリットがある一方で、委託先の選定や情報管理には注意が必要です。委託できる業務範囲を正しく理解し、信頼できる経理代行会社を選ぶことで、リスクを最小限に抑えながら効率的な運用が実現できます。自社にとって最適な方法を見極め、給与計算業務の質と生産性を高めていきましょう。

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