飲食代の勘定科目とは？食費が経費になる基準を解説

会議で発生した飲食代は経費として計上できるのか、飲食代は仕訳においてどの勘定科目をすればよいのか迷う方も多いのではないでしょうか。この記事では、経費計上をスムーズに進めるため、食費が経費になる基準や勘定項目について解説します。また、経費計上ができないケースや注意点についても解説するのでぜひ参考にしてください。

飲食代は経費計上できる！

飲食代が経費計上できるかどうかは「事業に関係しているかどうか」が基準とされています。

そのため、飲食代を経費として計上する際には、業務の性質や目的を明確にすることが重要です。経費計上できるケースでは、取引先の接待飲食や会議、打ち合わせの際の食費など事業関連の飲食代は経費として計上可能です。たとえば、カフェでの仕事や取引先との打ち合わせ、従業員との会議兼食事などが挙げられます。

また、新入社員歓迎会や忘年会、新年会なども、従業員の慰労が目的となるので経費として計上できます。一方で、業務に直接関連しない飲食代は経費として認められない可能性が高く、税務調査などで問題となるケースもあります。

個人的な食事や特定の従業員との食事、明らかにビジネスと関係のない接待は経費にできません。このようなプライベートでの食事は対象外となるので注意しましょう。

飲食代の仕訳で使う勘定科目

日々さまざまな経費の処理を行うなかでとくに注意が必要なのが、飲食代の仕訳です。

飲食代の経費計上に関連するおもな勘定科目には「交際費」「会議費」「福利厚生費」「旅費交通費」「雑費」があります。本記事では、飲食代の勘定科目と仕訳について詳しく解説し、業務との関連性を明確にするためのポイントをご紹介します。

交際費

社外の人々、たとえば取引先や顧客との食事代は「交際費」として処理されます。

これは、ビジネス上の関係構築や維持を目的とした支出に該当します。また交際費には5,000円の基準があり、この金額以下なら会議費として計上可能です。ただし1人あたりの代金が5,000円を超える際は、会議費は使えず交際費で計上します。

会議費

会議中に発生した飲食代は「会議費」として計上されます。

ビジネスミーティングやプロジェクトの打ち合わせなど、業務遂行に直結した活動での飲食が対象です。また、社外の人との食事であっても、ひとりあたり5,000円以下なら会議費として計上可能です。

福利厚生費

従業員同士の飲食代は「福利厚生費」として処理されることがあります。

これは、従業員のモチベーション向上やチームビルディングを目的としたものです。ただし、福利厚生費は全社員を対象としていることが条件なので、社内の特定の人だけでの食事代は給与もしくは交際費として計上するのが望ましいでしょう。

旅費交通費

出張中に発生する食事代は「旅費交通費」として計上されます。

出張は業務遂行のためであり、その際の食事も業務に直結した経費と見なされます。

雑費

個人での業務遂行時、たとえばカフェでの仕事中に発生したドリンク代などは「雑費」として扱われることがあります。

ただし、この分類は企業や状況によって異なる場合があるため、具体的な基準を社内で確認する必要があります。

飲食代を経費計上するための5つの注意点

経費計上時には領収書の保管や、支出が業務に関連していることの証明が必要です。

経費計上には厳しいルールが設けられ、適切な処理を怠ると税務調査の対象となることもあります。ここでは、飲食代を経費計上する際に注意すべき5つのポイントを解説します。

適切な勘定科目の選択

飲食代の経費計上には、正しい勘定科目の選択が必須です。

おもに交際費、会議費、福利厚生費、旅費交通費、雑費などが挙げられます。たとえば、ひとりあたり5,000円以下の飲食代であれば会議費として、それ以上であれば交際費として計上することが一般的です。この分類は税務上の扱いに影響を与えるため、各勘定科目の基準を正しく理解し、適切に分類することが重要です。

領収書やレシートの保管

経費計上の証拠として、飲食代の領収書やレシートの保管は必須です。

これらの書類は税務調査時の重要な証拠となります。また、領収書には誰と、いつ、どこで、何のために食事をしたかのメモを記載しておくと、経費の正当性を証明しやすくなります。

経費のバランスと業務の必要性

飲食代の経費計上にあたっては、経費の偏りに注意が必要です。

特定の項目に経費が偏ると、税務上のリスクが高まる可能性があります。また、自宅やオフィス近くでの頻繁な飲食は、業務の必要性が疑われることがあります。業務上必要不可欠な飲食であることを明確にし、適切なバランスを保つことが求められます。

虚偽申告のリスク

虚偽の経費申告は、法的なペナルティの対象となります。

正確な記録を残すことは、誤解を避け、税務調査においても自社の立場を守るために非常に重要です。経費計上にあたっては、正直かつ透明性のある対応を心掛けましょう。

福利厚生費の計上基準

福利厚生費として飲食代を計上する場合、その経費が全従業員に関連するものであることが条件となります。

社員旅行や忘年会など、従業員全員が利益を享受できるイベントの飲食代は、福利厚生費として適切に計上されます。

まとめ

飲食代の仕訳は、業務との関連性を正しく理解し、適切な勘定科目を選択することが重要です。事業に直接関連する飲食代であれば、経費として計上できますが、その際には目的の明確化や適切な資料管理が必要となります。仕分け作業が大変なときは、記帳代行を利用するのもよい手です。本記事が、飲食代の経理処理に関する理解を深める一助となれば幸いです。

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