記帳代行における検収とは？検収作業を楽にするコツも紹介！

記帳代行サービスは、上手に活用することで手間や人件費の削減につなげられます。しかし、記帳代行を利用する際に忘れてはいけないのが「検収作業」です。本記事では、検収作業の概要や方法、作業をラクにするためのポイントなどをまとめて解説します。記帳代行の利用を検討している人は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

検収作業はどうすればいい？

記帳代行を利用した後には、納品された記帳内容の検収をおこなうことが重要です。検収作業によりミスや抜け・漏れを早期に発見し、修正依頼がしやすくなります。軽微なミスなら自社での修正も可能であり、経営状態を正確に把握できます。

検収作業の流れ

検収作業では作成したチェックリストに沿って確認を行い、合致していない項目をピックアップします。とくに、毎月発生する金額や突発的な勘定科目、関連性が不明な項目、マイナス残高、残高が増加・減少し続ける項目、動きのない項目などは注意が必要です。

たとえば、毎月定額発生する費用が損益計算書で正常に記録されていない場合はミスが疑われ、突発的な勘定科目の変化は登録ミスの可能性があります。さらに、売上と仕入れの不一致や、毎月同じ額になるはずの未払い給与の異常な変動もチェックポイントです。

マイナス残高はヒューマンエラーによる貸借記載の逆転や補助科目の間違いが原因であることが多く、動きがない口座は記帳漏れや取引の異常を示しているかもしれません。検収作業後、問題があれば修正依頼を行います。記帳代行業者は通常、ダブルチェックやトリプルチェックをしているため大きなミスは少ないですが、気になる点は早期に伝えることが推奨されます。

問題がなければ、検収合格を出して支払いに進む流れです。このようなプロセスを踏むことで、自社の財務データをより正確に保ち、経営判断の質を高められるでしょう。

検収作業の大変なポイント

次に、検収作業において大変に感じやすいポイントを紹介します。

大量のデータと書類の突き合わせに時間がかかる

経理担当者が検収作業を負担に感じる理由は、大量のデータ・書類の突き合わせに手間がかかるためです。データを細かく確認する作業は非常に骨が折れ、多くの人が「面倒くさい」と感じます。その結果、検収が不十分なまま合格を出し、本来の記帳の役割が果たされないケースもあります。

効率的な検収作業をおこなうためには、チェックリストやマニュアルの用意が肝心です。とくに、経理知識が浅い人や記帳業務に不慣れな人が担当すると、どこをどのようにチェックすべきかわからず、見逃しが多くなる傾向があります。

作業環境が整っていないと、責任を負わされる検収担当者の不満を抱きやすく、業務が負担になりがちです。

責任の重さが負担感につながりやすい

検収後は記帳代行に修正依頼を出せなくなるため、その責任の重さも負担感を増幅させる要因です。深刻なミスを見逃すと、経理担当者は大きな責任を負うことになります。

こうした負担を軽減するためには、自社内で複数人で検収を分担して行ったり、クオリティの高い記帳代行業者を選んで事前の手間を減らしたりする対策が有効です。なかには、納品から2週間以内の修正依頼を無償で受け付ける記帳代行業者も存在します。こうした業者を選定することで、検収に安心感をもたせられます。

最終的に万全の検収体制を整えることで、業務負担を軽減しながらも記帳の精度を高めることが必要です。

検収作業を楽にするためのコツ・ポイント

記帳代行の検収を楽にするためには、いくつかの対策を講じることが有効です。

研修期間を長めに設定する

まず、検収期間を長めに設定し、スケジュールに余裕をもたせることが重要です。短期間で検収を急ぐとミスや抜け・漏れに気づきにくくなり、流れ作業になりがちです。記帳代行業者に検収期限を事前に確認し、無理のないスケジュールを立てることがポイントになります。

検収に必要な人員の確保

検収に必要な人員を確保し、記帳知識のある担当者を指名することで、より効果的な検収が可能になります。納品のタイミングを見計らって業務調整を行えば、あわてずに検収を進められます。

チェック体制の整っている記帳代行業者を選ぶ

チェック体制が整っている記帳代行業者を選ぶことも大切です。ダブルチェックやトリプルチェックを実施している業者ならば、ミスが発覚しても修正対応をしたうえで納品されるため安心です。

作業者本人、管理者、納品責任者といった異なる視点からチェックされることで、ミスの発生を最小限に抑えられるでしょう。依頼前に、業者のチェック体制やミス予防策を確認しておくことを推奨します。

納品形態・フォーマットを指定する

あらかじめ納品形態やフォーマットを指定しておくことで、検収の手間を減らせます。自社のフォーマットに沿った納品を受ければ、検収担当者の負担も軽減されます。フォーマットがない場合は、契約前に業者と詳細な打ち合わせを行い、作業仕様書を作成するのがおすすめです。一度作成したフォーマットは再利用できるため、はじめに手間をかけてでも作成しておくとよいでしょう。

業者の取引実績をチェックする

業者の取引実績をチェックすることも有効です。信頼性の高い記帳代行業者は、継続的な取引や大企業からの依頼を受ける傾向があります。過去の実績や同業他社の利用状況を調べ、業者選定の判断材料にしましょう。

まとめ

記帳代行サービスを利用する際、重要なのが「検収作業」です。検収作業は、納品された記帳内容を確認し、ミスや不備を早期に発見して修正を依頼することで、経営データを正確に保つ役割を担います。しかし、大量のデータや証憑の突き合わせ、責任の重さから負担を感じることも多く、効率的な検収が求められます。これを楽にするためには、余裕ある検収期間を設けることや、記帳知識のある人員を確保することが大切です。また、ダブルチェック以上の厳格な確認体制をもつ業者の選定や、納品フォーマットの指定も有効です。業者の取引実績を事前に確認し、信頼性を見極めることも欠かせません。効率的な検収プロセスを確立し、業務負担を減らしつつ記帳の精度を高めましょう。

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