記帳代行サービスを利用するまでの具体的な流れについて解説!

公開日:2022/05/15

具体的な流れ

多くの企業では、会計ソフトに記帳入力をしていることと思います。しかし、入力作業は手間と時間がかかる作業です。そんなときに便利なのが記帳代行サービスですが、実際に利用するためには、どんな手続きが必要なのか知らない方もいるでしょう。そこで今回は、記帳代行サービスを利用するまでの具体的な流れについて解説します。

記帳代行サービスを活用する利点

決算書類を作成するためにも、記帳入力は大切な業務です。しかし、少額の買い物も含めて仕訳が大量にあれば、入力するのが大変だと感じるときもあるはずです。そんなときに便利なのが記帳代行サービスですが、まずは利用する利点とは何かを解説しましょう。

手間が省ける

多くの企業では、経理を担当する社員が記帳入力を行っているでしょう。しかし、特に年度末などの決算期は、経理の業務量が増えます。記帳入力はどちらかといえば単純作業ですが、入力作業には時間がかかります。

また、簿記の知識がないと勘定科目で迷ってしまうこともあります。そのため、入力するのが負担に感じたり、時間がもったいないと感じたりすることもあるのではないでしょうか。

そんなときに記帳代行サービスを利用すれば、社員は記帳以外の業務に集中することができます。入力するストレスが減るので、仕事のパフォーマンスが上がることも期待できます。

コスト面でも安心

記帳代行サービスは、コストパフォーマンスが高いことも利点のひとつです。また、スタッフは経理のプロなので、入力ミスも少ないのが魅力です。つまり、記帳入力に慣れない自社の社員が入力するよりも、正確な仕事をしてくれるのです。経理担当スタッフをパートや派遣で雇い入れるよりも、低コストで済む可能性も高いのです。

人材不足のリスクが減る

小さな企業の場合、1人のスタッフが経理を担当していることもあります。もしも経理スタッフが休職や退職することになった場合、記帳入力できる人材が社内にいなくて困るという可能性もあります。そんな場合でも、代行サービスを利用していれば安心です。

また、経理スタッフがいる企業でも、記帳入力だけは代行サービスを利用するという方法もあります。わずらわしい業務から解放されるので、スタッフのストレスが減ります。もっと大切な仕事へ集中できます。

また、経営者の中には自分で記帳している方もいると思います。しかし、時間のかかる記帳入力を外注すれば、実績の振り返りや目標の修正など、もっと重要な仕事に時間をかけられます。

記帳代行サービスを利用するまでの具体的な流れ

それでは実際に記帳代行サービスを利用するためには、どんな手続きを取ればよいのでしょうか。ここでは具体的な流れについて解説します。

書類を送付

まずは毎月の記帳入力に必要な書類を記帳代行業者へ送ります。領収書や請求書、銀行通帳のコピー、現金出納帳などです。

業者が記帳入力

届いた書類をもとに、業者のスタッフが入力します。もし不明点などがあれば、納品時に発注した担当者へ確認説明などを行います。

納品

損益計算書、賃借対照表、損益の推移表などの資料が納品されます。一般的には、入力に必要な書類が業者に到着してから約1週間で納品されます。印刷された書類が納品される場合と、クラウド上で共有する形で納品される場合があります。資料をもとに、これまでの実績との比較ができるので、経営状況を把握できます。

こんな記帳代行業者には要注意!

便利でメリットが多い記帳代行サービスですが、気をつけてほしいこともあります。記帳代行業者の中には、悪質な業者も含まれているからです。ここでは、どんな記帳代行業者には注意した方がよいのか解説します。

ただ入力するだけの業者

領収書などの書類を預かって入力してくれるけれども、何か問題に気がついても報告しないような業者には注意してください。たとえばプライベートの領収書が誤って紛れていても、そのまま入力されてしまう可能性があります。問題が起きたとき、適切な対応を取ってくれる業者を選びたいものです。可能であれば契約前に実際に会ってみて、どんな業者なのか確認しておきましょう。

税理士法違反になることも

税理士資格や特別な許可がないのに税理士業務を行った場合、税理士法違反になる恐れがあります。過去には、税理士ではないのに税理業務を行ったため、記帳代行業者が逮捕されたケースもあります。確定申告まで行うという記帳代行業者であれば、資格をもっているのか確認しておくのが安心です。

 

記帳入力は時間と根気が必要とされる作業なので、わずらわしいとお困りの企業も少なくないはずです。しかし残念なことに中には悪質な業者も存在します。トラブルに巻き込まれないためにも、契約前にきちんとサービス内容などを確認しておきましょう。気になることがあれば質問して、誠実に対応してくれる業者であるか見きわめてください。信頼できる記帳代行業者を見つけて、業務の快適化を図ることをおすすめします。

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