利用前にチェック！記帳代行サービスを依頼する際の必要書類とは？

記帳代行サービスを依頼するには、現金出納帳や通帳コピーなど重要な書類を用意する必要があります。これらを送付するだけで数々の書類を整理して記帳してくれるので、忙しいときにはとくに使い勝手がよいサービスです。一方で重要になるのが業者の信頼性、これを読んで間違いのない業者選びの参考にしてください。

記帳代行サービスを利用するまでの流れ

記帳代行サービスを見つけたら「打ち合わせ」「書類準備」「発送」というのが、利用するまでの流れになります。基本的には次項「記帳代行サービスを依頼する際の必要書類」にあるものをそろえ、定期的に発送するだけです。

打ち合わせ

記帳代行サービスは、年度末にまとめて依頼するよりも月ごとの利用がおすすめです。理由は経営状態を把握するのに適当だから。月次決算書の成作も依頼すれば、銀行での融資もスムーズになります。

発送準備

財布の中にある領収書など、記帳に必要な書類をそろえます。書かれている内容が読みやすいようシワを伸ばすなど、最低限の気配りは必要でしょう。

発送

書類の発送には「レターパック」など追跡できるものを使いますが、万が一の紛失はやはり不安なもの。なるべく近くの業者に依頼することで、取りに来てもらったり持参したりするなど、間違いのない受け渡しが可能になります。札幌ならこのHPに掲載されている記帳代行サービスの中から、近所の業者を選ぶのも一つの方法です。

会計ソフトに入力

ここからは記帳代行サービスが行います。業者にもよりますが、完了まで1〜2週間が必要になるでしょう。

納品・確定申告

月次決算書や元帳、仕訳帳などを受け取って完了です。記帳を会計事務所に依頼しているならあわせて確定申告も依頼できるうえ、決算書をもとに経営上のアドバイスをもらうこともできます。また、記帳代行サービス業者の多くも税理士事務所と連携することで、確定申告の代行を行っています。

他のサービスの利用も検討してみましょう

業者の中には請求書の発行や出入金の管理など、経理代行も請け負ってくれるところもあるようです。記帳代行だけでなく事務作業をもっと軽減したいけれど、担当者を一人雇うまでもないと判断したなら、他のサービスの利用も検討してみてください。

記帳代行サービスを依頼する際の必要書類

以下の書類を業者に渡すだけで記帳が完成してしまうのが、記帳代行サービスです。試算表が急に必要になった場合などは、別料金を支払うことで用意してもらうこともできるでしょう。

現金収支が分かる書類

「現金出納帳」または「領収書」、領収書は宛名が法人名になっていることが必要です。月ごと、項目ごと（○月「ガソリン代」など）に封筒にまとめるなど、送付前に整理しておきましょう。別料金が発生しますが領収書のファイリングも依頼しておくと、税務署からの心象がよくなります。

預金収支がわかる書類

「通帳コピー」または「振込明細」、通帳コピーはその月の取引が記帳されていることを確認。振込先など詳細は、メモ書きなどで添付してください。インターネットバンキングを利用しているなら、業者が使用する会計ソフトと連携させることで、書類の送付は不要になります。

売上がわかる書類

「売上管理表」または「請求書控え」

給与がわかる書類

「賃金台帳」または「給与明細」、従業員がいない場合は不要です。

立替金などが分かる書類

「クレジットカード利用明細」、法人名義のものに限ります。

記帳代行サービス利用前に確認しておくべきポイント

記帳代行サービスに渡す現金出納帳や通帳のコピーといった書類は、本来なら社外秘のものです。サービスを利用する前に確認しておくべきは、重要な書類をたくすに値する業者かどうかということ。ポイントはこの一点になります。

他に実績はあるかどうか？

会計ソフトに入力していくだけとはいえ、誤りがすぐ命取りになってしまうのが記帳代行です。今までの実績はどれくらいか、同業他社での実績はあるかなどを確認し、不安なく仕事をまかせられるかを確認しましょう。

何らかの資格を持っているか？

何らかの資格を持っているかどうかは信頼性の物差しになります。税理士や社会保険労務士、中小企業診断士などが在籍しているかを確認しましょう。単なる記帳だけでなく専門家の立場から、経営上のアドバイスも期待できます。もちろん付加価値分だけ、割高になりがちではありますが。

担当者は信頼できるか？

約束したことは果たしてくれたり、小まめに様子を見に来てくれたり。担当者の人柄も、利用前に確認しておくべきポイントです。月々書類を回収してくれるだけでなく、領収書の送付忘れに気づいたとき、電話一本で駆けつけてくれる担当者は理想的といえるでしょう。

必要な書類を送るだけで記帳を代行してくれて、月次決算書や元帳、仕訳帳などに仕上げてくれるサービスは非常に使い勝手がよいものです。しかし重要な書類をたくすため、業者の信頼性を確かめることが重要になります。このHPを参考に近場の業者から候補を選ぶというのは、この点でも間違ってはいないのではないでしょうか？

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