事務処理が楽になる？記帳代行サービスが注目されている理由を解説

企業を成長させるためには、業務の効率化を行い無駄のない職場環境を実現することが大切です。たとえば中小企業では、会社の規模によっては経理担当者を雇用できないことも多く、記帳などの処理を社員で負担しなければならないことも多いでしょう。そこで本記事では、事務作業を効率化する手段の一つである記帳代行サービスについて解説します。

正しく義務を遂行できるから

企業の安定した経営や成長を望むためには、無駄のない職場環境を実現することが大切です。とくに中小企業や個人事業主は、人材を雇用するコストをかけられないことから、売り上げや経費計算といった事務作業も自分自身または社内の人材だけで負担していることがあるでしょう。

たとえば、記帳という業務は、経理の知識が必要とされる重要な作業です。しかし、専任の経理担当者を雇用できない場合、社内の人材だけで業務を完結させる必要があります。重要な作業である分、記帳業務を処理するにも時間がかかるのが現実です。したがって、日々の業務をこなしながら、並行して記帳を行うのは負担になることも少なくないでしょう。

そもそも記帳とは、日々の売り上げや経費、仕入れの金額などお金にまつわるデータを記録する業務です。企業は正しく記帳を行い、保管しておくことが商法第19条において定められています。

たとえば、訴訟になった場合、証拠資料として裁判所から記帳した資料の提出を求められることがあります。証拠資料としての記帳データはあいまいでは意味がなく、正確に記録されていることが必須です。つまり、企業の信頼守ることやトラブル対応を想定すると、記帳は欠かせない業務の一環なのです。

そこで、記帳を社内で完結させるのが難しい、コストはかけられないが正確に記帳したいという場合に記帳代行サービスをおすすめします。記帳代行とは、専門の業者が企業に代わって記帳を代行してくれるサービスのことです。

記帳代行では、現金の管理や請求書の発行、口座管理、給与計算など記帳に関する幅広い業務を経理の知識が豊富なプロが代行します。したがって、中小企業でもミスなく正確に記帳をできるようになるのです。また、記帳代行は、正社員として雇用するわけではありません。そのため、新しく人材を雇用するよりもコストを抑えて依頼できる点も魅力だといえるでしょう。

経営改善につながるから

訴訟になった場合の重要な証拠として役立つ記帳ですが、トラブル発生時に準備しておくためだけのものではありません。たとえば、記帳代行を依頼して正確な記帳ができると、経営改善にもつなげることができます。

記帳では、売り上げや仕入金額、経費などを記録します。そこで、資金の流れが明確になり、経営状況を可視化できるようになるのです。無駄にかかっているコストを見直して経費を削減したり、売り上げが苦戦している月の要因を明らかにしたりさまざまな活用方法があるでしょう。

また、企業は経営が悪化してから立て直すことは容易ではありません。なぜなら、無駄を発見して削減することや売り上げの拡大は、短期間ですぐに効果を発揮することがむずかしいからです。

そして、もっとも早く効果的に経費カットをするには、人材を減らすという選択しになってしまいます。その場合、結果的に企業の事業規模を縮小してしまうことのなるのです。

つまり、経営状態が安定している、売り上げが順調に伸びているという状況でも、記帳を通じて経営状態を常に確認しておくことが重要だといえるでしょう。

第三者への資料として役立つから

企業の経営が軌道に乗り、事業規模を拡大する際に金融機関などに融資を依頼することも多いでしょう。しかし、ただただ融資をお願いしても簡単には貸してくれません。融資をする側は、返済能力があるかどうかを重要視しており、確証が得られなければ融資を断ってしまうのです。

また、企業の将来性も大切ですが、過去の実績を厳しくチェックされます。つまり、毎年確実に利益を残し、事業規模が拡大していることを証明する証拠が必要となるのです。そこで、返済能力や企業の将来性を証明する資料として記帳した資料が役立ちます。ただし、正確にこまかく記帳されていることが必須です。

また、場合によっては融資担当者から経理上の細かい質問をされることもあるでしょう。そこで、将来的に融資を申し込みたいと考えている場合も、記帳代行を依頼し、いつでも証拠資料を提出できる状況にしておくことをおすすめします。

記帳代行とは、事業を行ううえで欠かせない帳簿に関する業務を代行してくれるサービスのことです。記帳業務はこまかく正確に行わなければならないことに加え、経理の知識も必要です。そのため、経理経験のない従業員だけで完結させることが難しい場合があります。また、記帳を正しく行うことは、企業の信頼性や経営状況の改善にもつながります。したがって、社内に経理担当者がいない場合などは、記帳代行の利用がおすすめです。

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