記帳代行の依頼先・必要書類について解説

記帳代行を利用することで、手間や人件費の削減など様々なメリットを享受できます。しかし、記帳代行を賢く利用するには、依頼先の特徴や必要書類をしっかりと理解しておく必要があります。本記事では、記帳代行の主な依頼先や依頼時に必要な書類、記帳代行利用で失敗しないための注意点をまとめて解説するので、ぜひご一読ください。

記帳代行の主な依頼先

記帳代行の依頼先には、税理士事務所、記帳代行業者、行政書士、BPOサービスなどがあり、それぞれにメリットとデメリットがあります。

税理士事務所

税理士事務所は、記帳業務だけでなく、決算申告や年末調整業務の代行が可能です。費用は一般的に月額3〜4万円程度と高めですが、税務知識に精通しているので経理全般を安心して依頼できます。税務申告まで含めて経理業務を一括で依頼したい企業におすすめです。

記帳代行業者

記帳代行業者は、月単位で契約でき、費用が安く、柔軟に業者を変更できます。月額1万円程度で、仕訳100件分を処理してもらえる場合が一般的です。費用を抑えたい企業には最適ですが、業者によって業務の質にバラツキがあるため、事前確認が必要です。

また、税理士資格を持たない業者は税務申告の代行ができません。

行政書士

行政書士は、法務関連の相談ができる点がメリットですが、税務申告業務を代行できません。月額料金は1〜2万円であり、税理士と併用する形で税務申告を別途依頼したい企業に向いています。

BPOサービス

BPOサービスは、経理業務をはじめとする定型的な業務を一括で委託できるサービスです。自社リソースをコア業務に集中させやすく、経理業務全般をアウトソーシングする企業に向いています。

ただし、業務の質には差があり、税務申告は税理士に依頼する必要があります。

記帳代行を依頼する際に必要な書類

代行業者がスムーズに作業を進めるためには、必要な書類を整理して提出することが重要です。記帳代行に必要な主な書類は、以下の通りです。

領収書・現金出納帳のコピー

領収書やレシートを元に、現金の出入りを記録します。代行業者によっては、これらの書類を基に現金出納帳を作成してくれる場合もあります。日々の取引に関わる現金出納帳は、業者にコピーを渡すことが必要です。

預金通帳のコピー・振込明細

預金通帳や振込明細書など、銀行取引に関する書類が必要です。インターネットバンキングを利用している場合は、通帳の電子データを保存し、印刷して提出することが求められます。

売上台帳

売上台帳は、日々の売上を集計して管理する帳簿です。自社で作成することもできますが、請求書の控えを渡して代行業者に作成してもらう場合もあります。これにより、売上の仕訳が行われます。

賃金台帳・給与明細書

従業員を雇用している場合、賃金台帳や給与明細書の控えが必要です。これを元に、従業員の給与や社会保険料などが仕訳されます。

支払管理(予定)表・請求書

支払い管理表や仕入先、外注先から受け取った請求書も必要です。これらは、買掛金や支払いに関する仕訳に使われます。

クレジットカード明細書

クレジットカードで支払った経費や取引に関しては、クレジットカード明細書が必要です。Web明細を利用している場合は、その電子データを保存または印刷して提供することが求められます。

記帳代行利用で失敗しないための注意点

記帳代行を依頼する際に失敗しないためには、いくつかの注意点を意識しておくことが重要です。特に「相性の良い業者を選ぶこと」「各社のサービス内容を比較検討すること」「依頼する業務範囲を明確にすること」の3点をしっかりと意識しましょう。

相性の良い業者を選ぶ

記帳代行業者を選ぶ際には、業務内容や質だけでなく、コミュニケーションのとりやすさが重要です。困りごとや相談が生じたときに気軽に相談できない業者では、スムーズに仕事を進めることができません。

特に税理士や行政書士などの契約後に変更が難しい業者の場合、事前に実際に会って、考え方の相違や話しやすさを確認することが大切です。良好な関係を築ける業者を選ぶことが、長期的に見ても効果的です。

事前に各社のサービス内容を比較検討する

記帳代行のサービス内容は、業者によって大きく異なります。具体的には、サービスの質や対応範囲、そしてコストにも差があります。そのため、依頼前に自社の希望を明確にし、それを基に複数の業者のサービス内容を比較することが必要です。

「どの業務を依頼したいのか」「リスクを最小限に抑えたいのか、それともコストを重視するのか」といった自社の優先事項を整理することで、最適な業者が見つけやすくなります。業者ごとのサービス内容や料金体系を把握し、自社のニーズに最も合った業者を選ぶことが、失敗を避けるためのポイントです。

依頼する業務範囲を明確にしておく

記帳代行における業務範囲を事前に明確に決めておくことも、失敗しないための重要な要素です。例えば、領収書の整理や仕訳入力を依頼したい場合でも、それが代行業者のサービス範囲外であることがあります。「どこまでの業務を依頼するのか」「領収書や伝票の整理を含むのか」「決算や確定申告まで依頼したいのか」などを、社内で事前に決めておくとスムーズです。

また、記帳代行を開始した後に追加業務を依頼したい場合もあります。その際、最初の相談時に「スポットで依頼できる業務内容」「追加料金の有無」「追加業務の範囲」などについて確認しておくと、後々のトラブルを防ぐことができます。

まとめ

記帳代行を賢く利用するためには、依頼先の選定や必要書類の準備、そして失敗を避けるための注意点をしっかり理解しておくことが大切です。税理士事務所、記帳代行業者、行政書士、BPOサービスなど、それぞれに特徴があり、コストや業務範囲をしっかり比較することが必要です。さらに、業務範囲を事前に明確にし、コミュニケーションが取りやすい業者を選ぶことが成功のカギになります。これらのポイントを押さえ、記帳代行を上手に活用して、経理業務をスムーズに進めましょう。

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