電子帳簿保存法とは？

ビジネスにおいて、会計や決算などの記録として必須になる税金に関する書類。そんな税金に関する書類の管理をより効率的にしてくれるのが「電子帳簿保存法」です。具体的にはどんな法律なのかわからないという方や、どんな書類を用意すればいいかわからないという方も多いでしょう。そこでこの記事では「電子帳簿保存法」を徹底深掘りします。

電子帳簿保存法とはどんな法律？

電子帳簿保存法とは、税金に関する書類のデジタルデータでの管理を有効とした法律で、1998年に成立しました。それまで、税金に関する書類はすべて紙ベースでの管理でした。たとえ元々ある書類がデジタルデータでも、それを印刷して紙として管理する企業も多かったのです。それほど、紙ベースでの管理が主流でした。そこで電子帳簿保存法が成立したことで、紙ベースで管理する手間が省略され、税金に関する書類管理の業務が効率よくできるようになったのです。

電子帳簿保存法で有効な具体的な保存方法

ここからは、電子帳簿保存法でできる保存方法を見ていきましょう。

電子帳簿保存

税金に関する書類を最初からコンピューターで作り、そのままデジタルデータとして管理する方法です。電子帳簿保存法にのっとって電子帳簿保存をするときは、社内のシステムを準備します。

スキャナ保存

紙ベースで作られた書類を、スキャナやスマートフォンで読み取り、デジタルデータとして管理する方法です。スキャナ保存をするときは、条件を満たしたシステムを準備します。

電子取引

デジタル上で作ったり受け取ったりする取引情報の関連書類を、そのままデジタル上で管理する方法です。電子取引をするときも、条件を満たしたシステムの準備をします。

電子帳簿保存法の対象書類

電子帳簿保存法の対象となる書類は、電子帳簿保存のみできる書類と、スキャナ保存ができる書類に分けられます。それぞれどんな書類が対象なのか、見ていきましょう。

電子帳簿保存

仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿と、貸借対照表や損益計算書などの決算関係書が対象です。

スキャナ保存

契約書や納品書、請求書など、商品やお金の流れがわかる重要書類と、見積書や注文書など、商品やお金の流れには連動しない一般書類が対象です。

2022年の法改正で変わったこととは？

1998年に成立した電子帳簿保存法は、2022年に法改正が行われました。一体どんな点が変わったのでしょうか？

事前承認手続きの撤廃

2022年の法改正により、税務署長による事前承認手続きが撤廃になりました。以前は、電子帳簿保存やスキャナ保存をするとき、事前に税務署長から承認を受けなければいけませんでした。法改正で承認を受ける必要がなくなったので、より電子帳簿保存やスキャナ保存を導入しやすくなったのです。

タイムスタンプの条件変更

スキャナ保存や電子取引のときに使われるタイムスタンプの条件が、付与期限最長2か月に変更されました。タイムスタンプとは、その書類の存在や改ざんがされていないことを証明するものです。これまで、タイムスタンプの付与期限は、3営業日以内とされていました。それが最長2か月まで延長されたため、担当者は余裕をもって業務にあたれるようになったのです。

検索条件変更

電子帳簿保存法における書類の管理は、検索機能を付けなければいけません。2022年の法改正では検索条件が変更され、検索項目は「取引年月日、金額、取引先」のみとなったのです。以前はさらに多くの検索項目が必要だったため、法改正によってより書類管理がしやすくなりました。

事務処理条件の撤廃

2022年の法改正によって、電子帳簿保存法における事務処理条件が撤廃されました。デジタルデータでの書類管理は、業務効率化や利便性が上がる一方、改ざんなどの不正が起きる可能性も高いです。そんな不正を防止するため、電子帳簿保存に関する社内規定の制定や、2名以上でのダブルチェックといった事務処理条件があったのです。この事務処理条件は、企業にとって大きな負担となっていました。そんな事務処理条件が撤廃になったことで、企業の負担が軽くなり、より電子帳簿保存が導入しやすくなったのです。

電子取引での書面保管撤廃

2022年の法改正では、電子取引における書面保管も撤廃されました。以前は、電子取引の取引書類は、印刷して紙ベースで管理することも有効とされていました。法改正後は、印刷した紙ベースでの管理は無効です。そのため電子取引の取引書類も、きちんとデジタルデータで管理しなければいけません。

まとめ

電子帳簿保存法についてご紹介しました。経理だけでなく、さまざまな業務でペーパーレス化が進む今、企業の重要書類もデジタルデータで管理する時代になっています。これまで紙ベースで管理していたものも、デジタル帳簿で管理すれば場所もとらず、ペーパーレスになることで地球環境にも優しいです。まだ電子帳簿保存法に対応できていないという企業の方は、早急に導入の準備をしましょう。

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