記帳代行サービスの選び方と選定時の注意点を紹介

記帳代行は、忙しい個人事業主や、会計業務に携わる人材の少ない企業にとってはありがたいサービスです。しかし、記帳代行を依頼する際は、選び方や検討する際にチェックするポイント、依頼時の注意点を把握しておかないと後悔につながるかもしれません。そこで本記事では、記帳代行サービス選びで失敗しない選び方を詳しく解説します。

記帳代行の選び方と検討ポイント

記帳代行サービスを選ぶ際には、慎重な判断が必要です。記帳代行を利用することで会計業務を任せ、業務の効率化を図ることができますが、適切な選択をしないと「サービスを利用しても時間がかかる」「約束を守らずストレスになる」などの問題が生じるかもしれません。

また、最悪の場合は専門家に相談するなど、二次的な対応が求められることもあります。トラブルを回避するため、業者選びにはいくつかの重要なポイントを考慮しましょう。

信頼性

まず、信頼性のある業者を選ぶことが不可欠です。会計業務には重要な情報が含まれ、ミスや期日遅れが発生すると、逆に業務負担や精神的ストレスが増加する可能性があります。業者の信頼性を評価するために、これまでの支援実績や創業年数を確認し、十分な経験があることを確認することが重要です。

また、スタッフの対応についても注目する必要があります。例えば、電話やメールでの問い合わせ時に感じるスタッフの態度や、アポイントメント時の配慮、打ち合わせ時のコミュニケーションに違和感がないかを観察しましょう。また、無料相談を活用して、直接業者と接して信頼できるか判断することが望ましいです。

専門家の在籍の有無

次に、業者に専門家が在籍しているかも確認すべきポイントです。記帳代行そのものには特別な資格が必要ありませんが、決算申告などの申告業務を依頼する場合は特別な注意が必要です。税理士資格を持たない者が申告業務を行うことは税理士法に反するため、依頼先の業者が税理士法人であるか、税理士法人と関係を持つ会社であるかを確認することが重要になります。

また、記帳代行で得た業績データを基に、財務コンサルティングや事業計画の提案、経営体質の改善、節税対策などの専門的なサービスを提供してくれる業者を選ぶことも大きなポイントです。

業務範囲

業務範囲の確認も欠かせません。記帳代行といっても、提供される業務の範囲には違いがあります。例えば「起票から記帳までをすべて任せる」「自社で伝票や出納帳を作成して記帳のみを依頼する」など、業務内容は多岐にわたります。

サービス内容をよく確認せず「ここまでやってくれるだろう」と安易に契約してしまうと、後に追加料金が発生したり、サービス外の作業が必要になるかもしれません。自社の状況に合わせて、柔軟に対応してくれる業者であるかを見極め、適切なプランを選ぶことが重要です。

価格設定

最後に、価格設定も重要な要素です。料金プランが複雑であったり、オプションが多く設定されている場合、条件に応じて予想以上のコストが発生することがあります。契約前には、料金プランを詳細に確認し、見積りを取って明瞭な価格設定をしている業者を選ぶよう心掛けましょう。明確でわかりやすい価格設定の業者を選ぶことで、予期せぬ追加費用を避けることができます。

記帳代行サービスに依頼する際の注意点

記帳代行サービスを利用する際には、いくつかの注意点を理解した上で業者を選ぶことが重要です。

違法業者の存在

最も大きな注意点として、違法業者の存在が挙げられます。税務関連の代行業務を提供している会社もありますが、税法では申告の代行が認められているのは納税者本人または税理士に限られています。

税理士資格を持たない業者が申告を行った場合は法律違反となり、依頼者である会社もトラブルに巻き込まれる可能性があるため、特に注意が必要です。

守秘義務

また、守秘義務についても注意が必要です。記帳業務を依頼すると、業者には会社の重要な経営情報を開示することになります。税理士は法律で守秘義務が明確に規定されていますが、民間の記帳代行業者にはその点が法的に定められていないケースもあります。

業者と契約する際に、守秘義務についての取り決めがあるかを必ず確認し、情報漏洩やトラブルを未然に防ぐようにしましょう。

社内の経理人材育成のさまたげになることも

さらに、記帳代行サービスを利用することによって、社内の経理人材が育成されないという点も考慮しなければなりません。記帳代行サービスを利用することにより経理業務が外部に委託されるため、社内で経理人材を養成する必要がなくなります。

しかし、将来的に自社で経理業務を内製化したい場合には、その準備が不足しているというデメリットにもなりえます。そのため、将来の会社の規模やニーズを見据え、社内の経理体制をどのように構築するかを計画しておくことが大切です。

「一定期間だけサービスを利用してその間に経理体制を整備する」など、柔軟な対応が求められます。

まとめ

記帳代行サービスは、会計業務の負担軽減に有効ですが、選定時にはいくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。信頼性は不可欠で、実績やスタッフの対応を通じて確認することが求められます。さらに、税理士資格を持つ業者かどうかも、申告業務を依頼する際の重要なチェックポイントです。業務範囲や価格設定の明確さも確認し、自社に最適なプランを選びましょう。また、違法業者や守秘義務に対する対応も見逃せません。そして、社内の経理人材の育成に影響が出る点も考慮した、将来的な計画を持った利用が求められます。

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