記帳代行サービスの利用の流れをステップごとに解説!

公開日:2022/08/15

サービスの利用の流れ

経理業務の効率化に記帳代行サービスを利用してみたいと考えている方も多いことでしょう。そこで、記帳を委託する際にどんな手順を踏むのかは知っておきたいところです。本記事では記帳代行サービスへの申し込みからサービス開始までの利用の流れについて詳しく解説します。記帳代行サービスの利用を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

そもそも「記帳代行」とは?

記帳代行を利用したいと思ったら、まず記帳代行サービスの内容について契約前にしっかり把握しておくことが大切です。ここでは「記帳代行」がどんなものかをご紹介するので、自分の求めるサービスであるかどうか、改めて確認してみましょう。

記帳代行サービスでできることとは?

記帳代行は帳簿の作成業務を代行して行っています。毎日の現金の入出金を記録したり、請求書や領収書といった取引の資料から仕訳(取引を帳簿に付けること)を起こし、全ての取引はなんらかの勘定科目に仕訳されることになります。

記帳代行サービスでは、この仕訳を会計ソフトに入力することで試算表や現金出納帳、売掛残高一覧表、買掛残高一覧表などを作成しています。注意したいのは、記帳代行サービスでできることは「帳簿の作成」と「会計ソフトへの入力」のみであることです。

記帳代行は経理代行とは別のもの

先ほども触れましたが、記帳代行は帳簿の作成を委託するものです。似たサービスに経理代行サービスがありますが、それとは異なることを念頭に置いておきましょう。経理代行では帳簿の作成、会計ソフトへの入力業務を含め、請求書の発行や振り込み手続き、資料のファイリングなど経理業務全般の委託が可能です。

記帳代行で全ての経理業務をカバーすることはできませんし、逆に記帳のみを委託したいのにわざわざ経理代行サービスを利用する必要はありません。サービス利用前に自社で委託したい業務が経理業務のどの部分であるかを明確にしましょう。

記帳代行サービスの利用の流れ

さて、記帳代行サービスはどのような流れでサービスを利用することになるのでしょうか。ここではサービス利用の流れについてステップごとに解説致します。

プランを決め、契約する

記帳代行サービスでは仕訳の数によってプランが分けられていることが一般的です。会社の規模に応じて月に発生する仕訳の数は大きく異なります。仕訳の数が予想できない場合には最初は少なめのプランにして、オーバーした分は従量料金を支払う形にしても良いでしょう。

また、見積もりの段階で業者に相談すれば適切なプランを紹介してくれる場合があります。さらに、通常の帳簿作成に加えて税務に関するアドバイスや、経営相談といったオプションが付いていることもあります。必要に応じて受けたいサービスが含まれるプランを選択しましょう。

資料の準備をする

帳簿の作成には、会社のお金に関わる全ての資料を準備し、送付する必要があります。一般的には通帳のコピー、請求書の控え、領収書といったものです。業者に指示されたものを用意するだけで良いので、難しいことはありませんが、コピーでは不可とされる書類もあるので注意が必要です。

記帳代行サービスの開始

記帳代行サービスの契約手続きと必要書類の提出が終われば代行サービスの開始です。業者からの問い合わせがなければ、会社としては必要な作業はありません。代行業者が書類から会計システムへの仕訳入力を行っていきますので安心して任せましょう。

報告書を確認する

記帳代行サービスでは一ヶ月分の仕訳入力が完了すると、一般的には月末に月次決算報告書や損益計算書、貸借対照表などを作成し、納品します。納品されたら誤りや不備がないかよく確認しましょう。

契約後、解除をしない限りは毎月委託していくものなので、サービスの内容が満足いくものか見極めることも必要です。料金に見合った納品物が得られない場合には解約、他社への乗り換えを検討する必要が出てくるでしょう。

記帳代行サービス利用時の注意点

せっかく利用するなら誰もが安心して記帳代行サービスを利用したいと考えることでしょう。サービス利用時に注意する点としてはまずは費用面です。基本的には仕訳の数によって料金が決まりますが、一定の数を超えると従量課金制になるのが一般的です。継続的に費用がかかることなので必要最低限のサービスにするなど、コストを上げない選択も大切です。

また、オプションについてもあれもこれもと追加していくうちに、料金が予定よりも跳ね上がってしまうケースがありますので注意が必要です。さらに、代行サービスを利用するということは社外に自社の会計データを渡すことになります。機密データの取り扱いが厳密にされるのか、情報漏洩・流出について、どのような契約の元で業務を行うのかを明確に掲示してくれる業者を選ばなくてはなりません。

記帳代行サービスは資格がなくても行えるサービスですので、税理士格のない業者が決算申告を行うことはありませんが、まれに悪徳業者が決算申告も行うと、うたっている場合がありますので、流されないよう気をつけましょう。

まとめ

記帳代行サービスは契約してしまえば、毎月の資料を渡すだけなので利用者にはほぼ負担がありません。正確な経営状態の把握には正確な経理業務ができる人材が必要ですが、自社で人材を雇うことなくアウトソーシングという形で業務を任せる形態も今や珍しくなくなってきています。コスト削減、業務の効率化に記帳代行サービスを利用してみてはいかがでしょうか。

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